Qué es el modelo 111 aplicado al control horario y nóminas

En un tejido empresarial tan diverso como el de Andalucía —con pymes, asesorías, comercios, cooperativas agroalimentarias, hostelería y empresas de servicios— es habitual que la gestión de personal y la fiscalidad se lleven “como se puede” hasta que llega una inspección, una reclamación de horas extra o un descuadre de retenciones. Y ahí aparecen dos piezas que conviene entender bien: el modelo 111 (retenciones) y el registro de jornada (control horario).

La buena noticia es que, con procesos claros y herramientas digitales adecuadas, ambos dejan de ser un dolor de cabeza y pasan a ser un sistema conectado: horas registradas → nóminas correctas → retenciones coherentes → declaraciones sin sustos.

Modelo 111: qué es, para qué sirve y qué se declara

El modelo 111 es una autoliquidación para ingresar en Hacienda las retenciones e ingresos a cuenta del IRPF practicados, entre otros, sobre: 

• Rendimientos del trabajo. 
• Determinadas actividades económicas, premios y algunas imputaciones/ganancias según los supuestos establecidos. 

Es decir: si pagas una nómina con retención, o abonas facturas de profesionales con retención, ese dinero “retenido” no es de la empresa: se declara y se ingresa mediante este modelo. Si necesitas un desglose práctico y orientado a autónomos y empresas sobre qué es el modelo 111, quién está obligado y cómo se presenta, puedes consultarlo aquí.

Periodicidad y plazos: trimestral o mensual (según el tipo de empresa)

En términos generales, el 111 puede presentarse:

• Trimestralmente (lo más habitual en pymes y autónomos con obligación de retener), en los 20 primeros días naturales tras el fin de cada trimestre.
• Mensualmente en determinados casos (por ejemplo, empresas con obligaciones específicas como gran empresa), también en los 20 primeros días naturales del mes siguiente.

Además, la propia Agencia Tributaria mantiene una ficha del procedimiento del modelo 111 actualizada.

• Idea clave: no “se calcula” en el modelo, sino que se alimenta de tus pagos con retención. Por eso la nómina y la contabilidad deben estar bien amarradas.

Control horario y nóminas: por qué están más conectados de lo que parece

Desde 2019, las empresas deben garantizar el registro diario de jornada, con la hora de inicio y fin de la jornada de cada persona trabajadora, sin perjuicio de la flexibilidad horaria. Además, el registro debe conservarse y estar disponible para trabajadores, sus representantes e Inspección cuando se solicite.

Aquí es donde muchas empresas se equivocan: creen que el control horario es “solo para fichar”. En realidad, es la base para:

• Calcular horas ordinarias y complementarias (especialmente en parciales).
• Detectar y remunerar o compensar horas extra.
• Aplicar correctamente plus de nocturnidad, festivos o turnos.
• Evitar conflictos por jornadas reales vs. pactadas.

Y todo lo anterior impacta en la nómina, y por tanto en el IRPF retenido que terminará declarado en el modelo 111.

Ejemplo realista: cómo un error de horas termina en un error fiscal

Imagina una empresa con campañas intensas (picos de producción, logística o temporadas fuertes en hostelería/comercio):

1. Se registran jornadas “a mano” o con Excel.
2. Las horas extra se anotan tarde o no se validan con responsable.
3. La gestoría calcula nóminas con información incompleta.
4. Se practican retenciones sobre importes equivocados (porque el bruto es incorrecto).
5. El modelo 111 se presenta “bien”… pero con datos nacidos de una nómina mal calculada.

Resultado: cuando llega una inspección laboral o una reclamación, toca rehacerlas, regularizar cotizaciones si aplica y, en algunos casos, rectificar autoliquidaciones.

• Moraleja: el 111 no es un trámite aislado; es el reflejo fiscal de tu operativa laboral.

ERP, nóminas, almacén y control horario: qué aporta una integración de verdad

Cuando el negocio crece, lo que te salva no es “otro Excel”, sino un sistema que conecte piezas:

• Control horario: fichajes, pausas, turnos, geolocalización si procede, incidencias y aprobaciones.
• Nóminas (internas o con asesoría): importación de incidencias, cálculo de variables, históricos, documentación.
• ERP/contabilidad: asientos automáticos, retenciones, conciliación bancaria, cierres.
• Gestión de almacén/inventario: muy útil si hay operativa logística o producción, porque turnos y picos de trabajo se relacionan con entradas/salidas, preparación de pedidos y planificación.

Esto se traduce en beneficios claros:

• Menos errores y menos tiempo de revisión.
• Trazabilidad (quién aprobó qué, cuándo y con qué evidencia).
• Cumplimiento más sencillo (laboral y fiscal).
• Mejor toma de decisiones: costes de personal por centro, proyecto, campaña o franja horaria.

Criterios para elegir software (sin pagar por lo que no necesitas)

Antes de decidirte, debes revisar estos puntos:

• Cumplimiento y auditoría: exportación de registros, histórico, permisos y evidencias (clave ante inspecciones).
• Integración real: que no sea “exportar e importar” eternamente, sino flujos claros (API, conectores, automatizaciones).
• Escalabilidad: que funcione igual con 3 empleados que con 30.
• Rol de la asesoría: si trabajas con gestoría, valora acceso por perfiles y circuitos de revisión.
• Soporte y facilidad de uso: si el equipo no lo usa, el sistema fracasa.

Errores comunes (y caros)

• Poner el foco solo en el precio y terminar duplicando trabajo.
• No definir un proceso interno de validación de horas/incidencias.
• Registrar jornada sin contemplar pausas, turnos o movilidad.
• No cuadrar mensualmente nóminas vs. contabilidad vs. retenciones.

Checklist rápido para no fallar con el 111 cuando hay nóminas y control horario

• Registro horario diario, accesible y conservado según exige la norma.
• Incidencias (horas extra, turnos, festivos) aprobadas antes del cierre.
• Nóminas cerradas con variables correctas (bruto y retención coherentes).
• Contabilidad asentada y conciliada (retenciones separadas).
• Presentación del 111 en plazo según periodicidad aplicable.

Entender el modelo 111 y conectarlo con un buen control horario no es “burocracia”: es gestión. Si las horas están bien registradas, las nóminas salen correctas; si están bien, las retenciones cuadran; y si las retenciones cuadran, el 111 se convierte en un trámite predecible.

En un contexto donde las empresas buscan competir con eficiencia (y evitar riesgos), la combinación de procesos claros + herramientas integradas (control horario, nóminas y ERP) marca la diferencia entre ir apagando fuegos… o tener una operativa sólida y escalable.